Een SOAR-analyse als instrument voor interne reflectie

In maart 2020 vond de eerste interne reflectie voor diensten plaats binnen de VARiOSO-kwaliteitszorgcyclus. De dienst kwaliteit en beleid (DKB) beet samen met de collega’s van het algemeen directoraat de spits af. In tegenstelling tot de gangbare SWOT-benadering, kiezen we vanaf heden voor een SOAR-workshop. Hoe we precies tewerk gingen en wat we eruit leren, ontdek je in dit bericht. 

To Soar: opstijgen naar een hoger niveau

In lijn met de filosofie van de waarderende aanpak kiezen we niet langer voor de SWOT-analyse, zoals we dat bij vorige interne reflecties van opleidingen wel deden. SWOT staat immers voor strenghts, weaknesses, threats en opportunities. Twee van de vier luiken hebben met andere woorden een ‘negatieve’ bijklank: zwaktes en bedreigingen. De sfeer binnen het team slaat zo om in gelatenheid of onmacht: “kunnen we externe factoren die buiten onze macht liggen wel het hoofd bieden?” Een terechte vraag, dat wel, maar deze gaat niet gepaard met het vrijmaken van positieve energie.

We stellen er de SOAR-methodiek tegenover: strenghts, opportunities, aspirations en results.

  • Strenghts: net als bij de SWOT beginnen we met het benoemen van de sterke punten. We lijsten de zaken op waar we trots op zijn, zodat het team loskomt.
  • Opportunities: we denken na over de opportuniteiten die zich voordoen. In de SWOT-analyse komt deze stap op het laatste als spiegel voor de geïnventariseerde zwaktes en bedreigingen. In de SOAR is het eveneens de bedoeling om opportuniteiten te enten op de zaken die vandaag beter kunnen.. Het belangrijkste verschil is de bril waarmee we naar die ‘zwaktes’ kijken: we zien ze niet als ‘slecht’, maar als een potentieel om verder te groeien. We benoemen niet de verdorde plek op de appel, maar zien net de kracht die de vrucht nog steeds heeft om tot een boom uit te groeien.
  • Aspirations: in een derde stap bouwen we verder op de inventaris van opportuniteiten. We selecteren een aantal ambities waar we de komende jaren op zullen inzetten. Hierbij houden we ook rekening met de sterke punten die er vandaag zijn.
  • Resultaten: uiteindelijk concretiseren we deze ambities in de laatste stap, door er specifieke resultaten aan te koppelen. Anders dan de SWOT komen we dus tot welomschreven doelstellingen om verder mee aan de slag te gaan.

Een 'hoera'-methodiek?

Dreigen we met de SOAR-aanpak niet te vervallen in een good news show? Komen de hete hangijzers nog boven water? Zeker wel: we benoemen ze immers nog steeds. Alleen doen we dat niet meer expliciet met de term ‘zwakte’, maar zien we net de kansen om er verder mee aan de slag te gaan en ze te overwinnen. Dit vergt een andere mindset: een zogenaamde growth mindset. Teams mogen niet zozeer blijven hangen in het verleden, of zich laten afleiden door externe factoren waar ze moeilijk vat op krijgen. Nee, veeleer kijken we naar mogelijkheden om deze onzekerheden in een positieve dynamiek in te kaderen en zo te bouwen aan een sterke dienstverlening van de toekomst.

Daarnaast spreekt de SOAR-methodiek deelnemers aan op hun intrinsieke motivatie. Iedereen heeft zijn zegje in de resultaten, waardoor teams tot een gedeeld toekomstbeeld komen. Zo ontstaat een positieve dynamiek in het team.

Hoe verliep de workshop?

De deelnemers vulden voorafgaand aan de workshop een onlinebevraging in. Elke collega leverde input bij de 4 pijlers van de SOAR-analyse en bezorgde ook een themabeeld. Vervolgens bundelden we hun input tot een visuele mindmap.

Tijdens de workshop zelf discussieerden de deelnemers in wisselende groepjes over de 4 pijlers (4 keer 20 à 25 minuten). We hadden ook drie kritische vrienden uitgenodigd die vanuit hun eigen specifieke rol in de organisatie (studiegebieddirecteur, opleidingshoofd, personeelsdienst) als sparringpartner functioneerden. De groepjes noteerden hun bevindingen op de synthese om zo reliëf aan te brengen: welke punten vonden ze (minder) belangrijk en welke punten ontbraken nog?

Van deze discussies wordt een finale synthese gemaakt die we binnenkort in plenum zullen afkloppen op een tweede, korte bijeenkomst. De komende weken verfijnen we deze methodiek die we hier als pilootproject hebben uitgevoerd. Daarna zetten we deze bij alle diensten in om de interne reflectie te ondersteunen. Parallel bekijken we momenteel in welke mate we deze aanpak ook voor opleidingen kunnen gebruiken.