26 tips voor e-mailetiquette

An De Moor, talenbeleidcoördinator Odisee: “Digitaal fatsoen: het klinkt ouderwets maar het bestaat! Niet alleen je docenten zijn daarvoor gevoelig, ook ‘het werkveld’. Onthoud: je bent zoals je mailt.”

Heb je een vraag? Neem contact op met onze talenbeleidcoördinator
2 studenten met laptop in breakruimte
  1. 1
  2. 2

    Begin je e-mail met een aanspreking, niet meteen met tekst.

  3. 3

    De aanspreking is beleefd en bevat de familienaam van de ontvanger.

    • NIET: Hallo, Dag mijnheer, Hoi, Goeiedag
    • WEL: Geachte heer De Wilde, Beste mevrouw Vandaele 
  4. 4

    Ken je de familienaam van de ontvanger niet?

    Dan typ je:

    • NIET: Geachte, Beste
    • WEL: Beste heer, mevrouw / Beste heer of mevrouw 
  5. 5

    Na de aanspreking plaatsen we geen komma.

  6. 6

    Vul altijd het onderwerpveld in. Vermeld kort waarover je e-mail gaat.

    • NIET: snel vraagje
    • WEL: vraag over het examen anatomie 
  7. 7

    Gebruik een gepaste slotgroet met duidelijke afzender.

    • NIET: Ciao, Mvg, Vrgr, Groetjes, Hoogachtend, Met de meeste achting 
    • WEL: (Met) vriendelijke groeten of Met de meeste achting (als je aanspreking ‘Geachte heer of mevrouw’ is) 
  8. 8

    Onderteken je e-mail correct

    Onderteken je e-mail met je voornaam + familienaam, je studiejaar, je opleiding en eventueel een telefoonnummer. 

  9. 9

    Je stijl is vlot, niet té plechtig of formeel

    • NIET: Hopende op een positieve reactie uwerzijds, verblijf ik... 
    • WEL: Ik hoop op een positieve reactie. Alvast bedankt! 
  10. 10

    Vermijd chattaal.

    Je e-mail bevat geen afkortingen zoals aub, asap, mss. Vermijd ook smileys.

  11. 11

    Gebruik zo weinig mogelijk hoofdletters.

    Alles in hoofdletters schrijven, is het digitale equivalent van schreeuwen. Gebruik alleen hoofdletters volgens de heersende taalregels. Aan het begin van de zin dus, of WANNEER IEMAND ECHT HARDHORIG IS … 

    • NIET: SNEL antwoord graag !!!! Dank u !! ;-) 
    • WEL: Bedankt 
  12. 12

    Houd je boodschap beknopt, to-the-point en duidelijk.

  13. 13

    Het begin van de e-mail maakt duidelijk waarom je mailt.

    Formuleer duidelijk wat je van je docent verwacht (actie, mening, advies).

  14. 14

    Gebruik je e-mail enkel voor mededelingen of vragen...

    ...en niet om irritaties of negatieve emoties te uiten.

  15. 15

    Je e-mail verwijst kort naar de bijlage.

    Dat doe je ook als je een bijlage forwardt.

    Voorbeeld: In de bijlage/als bijlage vindt u mijn taak voor Stage II.

  16. 16

    Verstuur geen al te grote bijlagen (tenzij anders afgesproken).

  17. 17

    Geef je bijlagen een duidelijke naam/titel.

    • NIET: verslag.docx
    • WEL: stageverslag_BenDeschuyter.docx 
  18. 18

    Controleer of de bijlage ingesloten is voor je de e-mail verstuurt.

  19. 19

    Je e-mail is kort, maximaal één beeldscherm.

    Als je e-mail toch langer is, maak dan alinea’s. Gebruik witregels om langere teksten te structureren.

  20. 20

    Na de aanspreking en voor de slotformule plaats je sowieso witregels.

  21. 21

    Elke zin begint met een hoofdletter.

    Let ook op punten en komma’s. Laat ze niet achterwege zoals in chattaal.

  22. 22
  23. 23

    Gun je docent de tijd om te reageren.

  24. 24

    Tijdens de vakantie of het weekend zijn docenten onbereikbaar.

    Tenzij het anders afgesproken is.

  25. 25

    Vermijd het overdadig gebruik van flames.

    Een flame is een bericht dat aangekruist staat met een rood vlaggetje. Gebruik dat alleen voor extreem belangrijke berichten. Zo belangrijk ben je nu ook weer niet in de online jungle.

  26. 26

    Vermijd kettingmails (re: re: re: re:...)

    Gebruik ‘allen beantwoorden’ uitsluitend als dit echt nodig is.