Reisadvies & reisdocumenten (o.a. visums)
Bij Odisee vinden we jouw veiligheid tijdens een buitenlandse studie- of stagemobiliteit erg belangrijk. Daarom controleert de Dienst Internationale Relaties en meer bepaald jouw coördinator voor stage- of studiemobiliteit de reisadviezen van FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking voor de bestemming van uitgaande studenten.
Uiteraard kan corona nog wel een rol spelen in de risico-analyse in de regio waar je naartoe trekt, maar het is niet meer doorslaggevend voor het reisbeleid.
Ook jouw verantwoordelijkheid
Gezien het grote aantal studenten die op uitwisseling gaan en de veelheid aan bestemmingen vragen we ook aan jou van zodra je programma bevestigd is en je Learning Agreement ondertekend is om dit reisadvies regelmatig op te volgen tot aan je vertrek. Zo volgt de dienst Internationale Relaties samen met jou de veiligheid op jouw bestemming op.
Wat bij een negatief advies vóór je vertrek?
Als de (regio van) bestemming in het reisadvies van de overheden wordt afgeraden, mag je niet vertrekken. Concreet betekent dit:
-
indien er een negatief reisadvies is vanuit de overheid.
-
indien er vermelding wordt gemaakt dat er verhoogde veiligheidsrisico’s zijn of conflicten in de regio (waardoor niet-essentiële reizen worden afgeraden).
In geval van natuurramp, oorlog, pandemie of andere onvoorziene ingrijpende situaties, kan het Directiecomité, eventueel in samenspraak met de Commissie Risicobestemmingen van de KU Leuven, een reisverbod naar bepaalde regio’s opleggen. Er wordt case per case bekeken of eventueel reeds gemaakte kosten kunnen gerecupereerd worden en of heroriëntering naar een andere bestemming mogelijk is.
Wat bij een negatief advies na je vertrek?
Bij een negatief reisadvies na je vertrek worden de betrokken partnerinstelling / stagepartner en de Belgische diplomatieke posten in het gastland geraadpleegd. Er wordt overlegd of een vervroegde terugkeer, in samenspraak met jezelf (en eventueel je ouders), aangewezen is.
Mocht er zich een acuut verhoogd risico in je land van bestemming voordoen (bv. terroristische dreiging, pandemie, natuurramp of andere ingrijpende situaties), dan gelden de plaatselijke noodprocedures en richtlijnen. Als jijzelf of de partnerinstelling /stagepartner beslist tot vervroegde terugkeer, wordt in overleg met DIRO en andere betrokken diensten een regeling getroffen om het eventuele verlies van je studievoortgang tot een minimum te beperken.
Stappenplan voor je vertrek
-
1
Volg je reisadvies nauw op
Volg het reisadvies voor jouw bestemming steeds op via de website van Buitenlandse Zaken.
-
2
Registreer je vertrek & verzamel adressen van nuttige instanties
- Registreer je vertrek op travellersonline. Zo kan de FOD Buitenlandse Zaken je gemakkelijker informeren en helpen in geval van een ernstige crisis in het buitenland.
- Indien je buiten Europa op studie of stage gaat, breng dan de Belgische ambassade of consulaat ter plekke op de hoogte van je verblijf in het buitenland via travellersonline.
- Ga de gebruiken na bij je contactpersoon ter plaatse inzake veiligheid, gezondheid & zoek praktische informatie uit zoals betalingen (cash/bankkaarten) en verzekeringen in het buitenland.
-
3
Bereid je praktisch voor
- Ga na welke reisdocumenten je nodig hebt. Meer informatie vind je onderaan deze pagina.
- Maak een e-mailaccount aan dat overal bereikbaar is.
- Plaats een scan van waardevolle en officiële documenten op je e-mailaccount en stuur deze scan ook door naar je medereiziger(s) en je contactpersoon in nood.
WANDA app - gezond op reis
Vaccinaties? Het Instituut voor Tropische Geneeskunde (Antwerpen) ontwikkelde een app Wanda waar je gemakkelijk kan raadplegen wat de aanbevelingen zijn voor jouw bestemmming of waar je gericht bijkomende informatie over gezondheidsrisico's kan opzoeken. Download de app voor je vertrek op jouw smartphone zodat je eventueel ook offline informatie kan opzoeken. -
4
In geval van nood
Eens je uitwisseling goedgekeurd is, volgen er verschillende voorbereidende stappen. Eén van deze stappen is dat je de toegang krijgt tot de noodgegevens van Odisee en dat je ons doorgeeft wie we moeten contacteren in het geval je je in een noodsituatie bevindt. Dit doen we aan de hand van het document 'gegevens voor noodsituaties'.
Reisdocumenten
Om naar het buitenland te reizen, zijn bepaalde officiële documenten nodig. Controleer vooraf welke reisdocumenten voor jou van toepassing zijn en breng het nodige tijdig in orde.
Als student dien je zelf alle reisdocumenten in orde te brengen, maar je kan altijd de coördinator van je stage- of studiemobiliteit contacteren indien tussenkomst van Odisee noodzakelijk is of wanneer Odisee bepaalde documenten moet verstrekken.
Vind alle informatie betreft je verzekeringen in binnen- en buitenland hier.