Proctorio - privacyverklaring

Overzicht

• Hoe gebeurt de identificatie van de student bij een online schriftelijk examen met proctoring?
• Welke gegevens worden verwerkt bij proctoring van een online schriftelijk examen?
• Voor welk doel verwerken we je persoonlijke gegevens?
• Wat is de rechtsgrond van de verwerking?
• Welke digitale beperkingen zijn steeds aanwezig bij het gebruik van proctoring binnen Odisee?
• Welke digitale beperkingen kunnen door de docent van Odisee ingesteld worden bij een online schriftelijk examen met proctoring?
• Wie oordeelt over fraude?
• Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?
• Worden mijn persoonsgegevens gedeeld met derden?
• Hoe lang worden mijn persoonsgegevens in de proctoring tool bewaard?
• Hoe kan ik contact nemen met de hogeschool als ik een vraag heb over proctoring en privacy?

Hoe gebeurt de identificatie van de student bij een online schriftelijk examen met proctoring?

Na afloop van het examen kan je identiteit gecontroleerd worden aan de hand van de opnames van je gelaat enerzijds en van de foto op je studentenkaart of identiteitskaart,… anderzijds.

Die identificatie gebeurt door de betrokken docent, dus niet door de proctoring software. Deze software doet immers geen gezichtsherkenning, noch identificatie via toetsaanslagen, audio-herkenning of eye tracking.

Welke gegevens worden verwerkt bij proctoring van een online schriftelijk examen?

• voornaam en familienaam
• e-mailadres
• afbeelding van je studentenkaart of identiteitskaart
• je foto gemaakt via de webcam van je PC
• video- en geluidsopnames van de ruimte waarin je je bevindt tijdens het afleggen van het examen, voor zover een roomscan gevraagd wordt
• beeldopname van wat op je computerscherm zichtbaar is aan de hand van screenshots
• gebruik van toetsenbord en muis
• video-opname van jou, dus van de student die het examen aflegt
• IP-adres van het computernetwerk waarop je PC is aangesloten
• de webpagina’s die je tijdens het examen bezoekt
• activiteiten binnen Google Chrome
• jouw antwoorden op de examenvragen.

De proctoring gebeurt enkel en alleen tijdens het afleggen van het examen.

Voor welk doel verwerken we je persoonlijke gegevens?

Je persoonlijke gegevens worden uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruikt:

1. identificatie: de docent controleert op basis van de opnames of jij zelf het examen hebt afgelegd waarvoor je bent ingeschreven.
2. fraudebestrijding: na het afleggen van het examen kan gecontroleerd worden of je je aan de geldende regels hebt gehouden en geen gebruik hebt gemaakt van ongeoorloofde hulpmiddelen zoals spiekbriefjes, chats, het internet of hulpmiddelen die niet worden toegelaten door de docent.
3. tijdkadercontrole: er wordt gecontroleerd of je het examen binnen de vooraf bepaalde tijdslimiet hebt afgelegd.

Wat is de rechtsgrond van de verwerking?

Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang van de hogeschool, met name het geven van kwaliteitsvol hoger onderwijs en het afleveren van een diploma op basis van  examens die je als student succesvol hebt afgelegd zonder gebruik van niet toegelaten methodes of hulpmiddelen.  Daarom is het noodzakelijk dat de hogeschool bij online examens op afstand:

• controleert wie de persoon is die het examen aflegt
• bij twijfel kan nagaan of er tijdens het examen fraude werd gepleegd
• kan vaststellen dat het examen binnen de gestelde termijn is afgelegd.

Bij het afnemen van een examen op de campus van de hogeschool worden dezelfde doelstellingen  nagestreefd maar dan door middel van fysiek toezicht.

Welke digitale beperkingen zijn steeds aanwezig bij het gebruik van proctoring binnen Odisee?

• Onmogelijkheid van het gebruik van virtual machines
• Onmogelijkheid van het gebruik van meerdere computerschermen

Welke digitale beperkingen kunnen door de docent van Odisee ingesteld worden bij een online schriftelijk examen met proctoring?

• Verplicht sluiten van openstaande tabbladen in de browser
• Onmogelijkheid om nieuwe tabbladen te openen in de browser
• Onmogelijkheid om het klembord te gebruiken
• Onmogelijkheid om right click te gebruiken
• Onmogelijkheid om bestanden te downloaden
• Wissen van de tijdelijke internetbestanden die tijdens het examen opgeslagen zijn

Wie oordeelt over fraude?

Proctorio verzamelt beelden (webcam, microfoon, beeldscherm) en genereert een gradebook op basis van de ingestelde opties. Op zich is geen enkele van de aanduidingen die Proctorio geeft een bewijs van fraude. Deze aanduidingen geven enkel aan welke ogenblikken in de opname best door de docent bekeken worden. Proctorio zelf dus zal nooit iets als fraude kunnen bestempelen.

Na afloop van het examen kan de docent de opnames van je examen bekijken. Als de docent fraude vermoedt, contacteert hij de ombuds. De ombuds zal je vervolgens uitnodigen voor een gesprek. Tijdens dit gesprek zal je ook worden gevraagd om jouw versie van de feiten te geven.

Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?

De gegevens kunnen uitsluitend worden geraadpleegd door de betrokken docent(en) en eventueel door de volgende personen: de betrokken ICTO-medewerker(s), de betrokken medewerker(s) van STUVO+ en de leden van de examencommissie of van de interne beroepscommissie.

Worden mijn persoonsgegevens gedeeld met derden?

De persoonsgegevens verzameld bij de online proctoring, worden opgeslagen op een beveiligde server van het bedrijf dat de tool levert voor online proctoring. Deze beveiligde server bevindt zich binnen de EU. Het bedrijf maakt gebruik van dubbele encryptie om persoonsgegevens te versleutelen tijdens de overdracht en in de opslag met end-to-end bescherming. Belangrijk om weten is ook dat het bedrijf zelf geen toegang heeft tot jouw gegevens.

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens in de proctoring tool bewaard?

Deze gegevens worden een jaar bewaard, vanaf het afleggen van het examen.

Hoe kan ik contact nemen met de hogeschool als ik een vraag heb over proctoring en privacy?

Voor vragen hierover kan je een e-mail sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming van Odisee via privacy@odisee.be.